5 Tips voor een goede bereikbaarheid

5 tips voor een goede bereikbaarheidEen goede bereikbaarheid is cruciaal voor elk bedrijf. En toch blijkt uit onderzoek steeds weer dat de bereikbaarheid bij bedrijven veel beter kan. Als een klant of prospect je niet kan bereiken is dat in het beste geval een slechte ervaring. In het ergste geval ben je de prospect kwijt. En een klant belt misschien toch maar eens met je concurrent. Een goede bereikbaarheid zorgt voor een goede klantervaring én hoeft niet veel te kosten. Eigenlijk een inkoppertje dus! Hier geven we je 5 tips voor een goede bereikbaarheid.

 

Bespreek bereikbaarheid

Er zijn talloze redenen waarom bereikbaarheid belangrijk is voor een bedrijf. Bespreek het met je collega’s en maak het expliciet. Op die manier gaat bereikbaarheid leven en dragen mensen actief bij aan een goede bereikbaarheid.

Maak ook duidelijke afspraken: Hoe lang mag een klant in de wacht staan? Hoe gaan we om met doorverbinden? Wat noteren we voor een terugbelnotitie? Maar ook zaken als: mogen collega’s met een mobiele telefoon hun voicemail uitschakelen?

 

Telefoonnummer op je website

Steeds vaker zal een beller eerst je website bezoeken voor hij je belt. Een telefoonnummer op je website is niet verplicht. Maar voor een goede website geldt in de basis dat je telefoonnummer goed zichtbaar is. Bedrijven zonder telefoonnummer op de website worden door de meeste consumenten als onbetrouwbaar ervaren.

Als je het belverkeer wil verminderen zorg dan voor een goede FAQ op je website (Frequently Asked Questions). Hier beantwoord je de meest gestelde vragen van klanten. Misschien is een klant zo zelfs sneller geholpen!

 

Zorg dat er wordt opgenomen

Wat een open deur. Toch? Uit een onderzoek in 2018 werden 15.000 bedrijven gebeld. Bij 1 op de 12 bedrijven werd er niet opgenomen! Dat is makkelijk te voorkomen, bijvoorbeeld met de volgende oplossingen:

Doorschakeling

Zorg dat het gesprek wordt doorgeschakeld als er niet snel genoeg wordt opgenomen. Elke telefooncentrale heeft hiervoor tal van mogelijkheden. Zo is het bijvoorbeeld eenvoudig om een gesprek door te schakelen naar een hele groep medewerkers. Met de juiste instellingen is de kans op een gemiste oproep minimaal.

Antwoordservice

Misschien zijn jij en je collega’s vooral buiten de deur. En iemand in dienst nemen alleen om de telefoon te beantwoorden, is vaak te duur. Denk dan eens aan een antwoordservice. Een beller wordt professioneel te woord gestaan en heeft niet in de gaten dat hij niet met jouw bedrijf belt. Zo ben je altijd bereikbaar en het is verrassend voordelig.

Gebruik een app

Veel bedrijven moeten ook buiten kantoortijd bereikbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan een storingsdienst. Je hebt dan niet genoeg aan een simpele doorschakeling. Collega’s moeten bijvoorbeeld ingeroosterd worden en moeten diensten met elkaar ruilen. Daarnaast is een goede rapportage nodig om achteraf te zien welke storingen zijn gemeld. Dit is eenvoudig en betrouwbaar te regelen met een app als DutyFlow.

 

Bericht inspreken

Zorg dat een beller niet eindeloos aan de telefoon hoeft te blijven. Dat geldt zowel voor in de wacht staan als voor een telefoon die maar blijft overgaan. Je kunt eenvoudig regelen dat een beller na bepaalde tijd een bericht kan achterlaten. Zo respecteer je de tijd van de beller. Voor een beller in de wacht, adviseren wij dat een bericht inspreken een keuze moet zijn. De beller moet er ook voor kunnen kiezen om te blijven wachten.

 

Controleer je mailbox!

Vrijwel elk bedrijf heeft een info mailadres. In de meeste gevallen is het info mailadres het meest gecommuniceerde mailadres. Tegelijkertijd is het vaak ook het slechtst beheerde mailadres. Mailtjes worden in veel gevallen niet of veel te laat beantwoord. Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor het beantwoorden van mails naar de info mailbox. En regel direct wie verantwoordelijk is, als degene die het normaal doet afwezig is. Misschien is je organisatie ook via webchat en social media bereikbaar. Zorg er dan voor dat ook hier het beheer goed is geregeld.

Naast deze 5 tips voor een goede bereikbaarheid kunnen wij je op nog meer manieren helpen. Benieuwd? Neem dan hier contact met ons op.